Richtlijnen

Alle handelspartners van Hoogvliet BV dienen zich te houden aan de volgende richtlijnen:

Ontvangstbevestiging (APERAK)

ORDERS dienen bevestigd te worden middels een APERAK bericht (ontvangstbevestiging). Dit bericht dient binnen 3 uur na ontvangst van de order verzonden te worden. Hierop kunnen geen uitzonderingen gemaakt worden.

DESADV(GS1-verzendbericht) en SSCC-label(GS1-label)
Het versturen van een GS1-verzendbericht in combinatie met een GS1-label naar Hoogvliet is verplicht vanaf 31-05-2016. Zoals in het “handboek voor leveranciers” staat beschreven hanteren wij de door GS1 Nederland geformuleerde richtlijnen en regels m.b.t. het leveren met een GS1-label en GS1-verzendbericht. Deze richtlijnen kunt u vinden op de website van GS1: https://www.gs1.nl/sscc.
Aanvullende informatie van Hoogvliet over deze onderwerpen staat hieronder beschreven.

Elektronische pakbon (DESADV/GS1-verzendbericht)
De leverancier verstuurt een elektronische pakbon met het bericht DESADV aan het afleveradres. DESADV-berichten (level 4) dienen minimaal 2 (twee) uur voor de eerste levering door de leverancier te worden gestuurd. DESADV-berichten dienen alle relevante informatie te bevatten. DESADV-berichten dienen overeen te komen met de fysieke inhoud van de levering (aantal handelseenheden, gewicht, artikel GTIN) en bijbehorende SSCC-label(s).

Belangrijke onderdelen(indien van toepassing) zijn:

Verplicht
  • Gepland levermoment (datum tijd)
  • Ordernummer
  • GTIN geleverde handelseenheid + aantallen
  • GTIN primaire ladingdrager + aantallen
  • Batch/lotnummer
  • SSCC
  • GLN
Vermelden indien van toepassing
  • GTIN secundaire ladingdrager + aantallen
  • Geleverde netto hoeveelheid (bij levering van wicht-artikelen)
  • THT/TGT
  • Oorspronkelijk besteld artikel
  • Land van herkomst/oorsprong
  • Productiedatum
  • Productielocatie

Extra informatie NAD
Het NAD+BY adres is altijd het Hoogvliet BV Distributiecentrum
Het NAD+DP adres is altijd het Hoogvliet BV Distributiecentrum of Hoogvliet BV Vers centrum
Het NAD+UC adres is verplicht wanneer de order crossdock of rechtstreeks aan een filiaal geleverd wordt, in dat geval wordt het filaaladres gebruikt.

Hoogvliet ladingdragers
Indien u levert op een ladingdrager van Hoogvliet dient u ook de GTIN van deze ladingdragers in het GS1-verzendbericht te gebruiken.

Hoogvliet Rolcontainer 8712076946947
Hoogvliet Thermocontainer 8712076946954

Artikel GTIN communicatie
De artikel GTIN die in de DESADV wordt vermeld, dient overeen te komen met de GTIN die Hoogvliet in de order heeft verstuurd.

GS1-label/SSCC-label
GS1-labels worden op de door de GS1 Nederland aangegeven locatie geplaatst. De kwaliteit van de dit label dient in dermate goede kwaliteit te zijn dat deze makkelijk te lezen en scannen is. Iedere verzendeenheid dient voorzien te zijn van 2 (twee) GS1-labels met SSCC-code. In geval van Sandwichpallets dient iedere individuele Sandwichpallet separaat gelabeld te zijn (met een unieke SSCC). De labels dienen op de in GS1-regels aangegeven plaatsen geplakt te worden. Zie hiervoor de handleiding op www.gs1.nl. Bij aanlevering op de eindbestemming mag de verzendeenheid alleen voorzien zijn van de GS1-labels van de betreffende levering. Alle overige labels waarop informatie in barcodevorm staat, moeten voor aanlevering verwijderd of afgeplakt zijn.

Formaat en inhoud
Iedere ladingdrager dient voorzien te zijn van een GS1-label in A5 formaat. De opmaak en inhoud van het label dient te voldoen aan het GS1-format. Ieder label vermeldt:

  • SSCC-nummer;
  • GTIN besteleenheid;
  • hoeveelheid producten;
  • THT per ladingdrager;
  • het ordernummer van de afnemer;
  • omschrijving van de producten;
  • netto- en brutogewicht van de goederen;
  • inhoud per collo;
  • aantal colli;
  • aantal ladingdragers.

Labels waarop de GTIN staat geprint dienen zodanig bevestigd te worden dat deze onder normale omstandigheden niet loslaten en zodanig vlak zijn dat het scannen niet wordt belemmerd.

Crossdock of directe levering aan filiaal
In het geval van een crossdock of directe levering dient minimaal de volgende informatie op het GS1-label te staan
  • Naam leverancier
  • Containernummer van de order (bijvoorbeeld 1 van 2)
  • Filiaalnummer eindbestemming
  • SSCC

Elektronische factuur (INVOICE)

Het INVOICE bericht (elektronische factuur) kunt u in alle gevallen richten aan Superunie.

EDI software protocol

Indien er wijzigingen zijn in EDI-software die de continuïteit van het EDI-berichtenverkeer kunnen beïnvloeden, verwacht Hoogvliet dat dit door de handelspartner tijdig wordt gecommuniceerd.

Storingsprotocol

Hoogvliet voorziet elke order van een uniek ordernummer. Wij gaan er vanuit dat onze handelspartners hierop handelen om dubbele orders te voorkomen. Dit ordernummer is gegarandeerd uniek voor een jaar. Bij mogelijke verstoringen graag contact opnemen met Hoogvliet BV EDI Support.

Bereikbaarheid

Graag ontvangen wij van u de gegevens van een contactpersoon die bereikbaar is in het geval van EDI-storingen.